複数拠点の日報集計を自動化した事例
月20時間の転記作業がゼロに

導入前の状況：複数拠点の日報集計に月20時間

複数の拠点・工場を持つ事業者では、各拠点から届く日報を1つのシートに集計する作業が、特定の担当者の手作業に依存しているケースが多くあります。

本事例の会社でも、拠点ごとに作成されたExcelの日報がメールやチャットで届き、担当者がそれを1件ずつ開いて、内容を確認し、本部側の集計シートへ転記していました。拠点数が複数にのぼるため、月末が近づくと確認と転記だけで相当な時間がかかる状態でした。

複数拠点の日報集計で起きていた3つの課題

この体制で発生していた課題は、転記ミス・様式のばらつき・属人化の3点です。

導入した自動集計の仕組み

導入したのは、各拠点が普段どおりExcelで日報を作成・送信するだけで、本部側の集計が自動的に更新される仕組みです。拠点側の運用を変える必要はありませんでした。

• 各拠点は今まで通りの様式でExcelの日報を作成し、指定の方法で送信する
• 届いた日報を自動で読み取り、拠点ごとの様式の違いを吸収したうえで本部側の集計シートへ反映する
• 転記の手作業が発生しないため、打ち間違いや漏れが構造的に起きなくなる
• 特定の担当者が不在でも、集計の仕組み自体は止まらずに動き続ける

拠点側の様式をヒアリングし、集計ロジックに反映する初期設定を行った後は、日々の運用は各拠点がこれまで通り日報を送るだけで完結します。

導入後の変化：月20時間→ゼロ

導入後、集計にかかる時間・転記ミスの発生・担当者への依存の3点が大幅に改善されました。

月末の集計作業がなくなったことで、担当者は数字を作る作業から、数字を見て判断する作業に時間を使えるようになりました。

同じ効果が見込める業種・規模

製造業に限らず、複数拠点から日々の数値が本部に上がってくる業種では同様の効果が期待できます。

共通する課題の構造：拠点ごとに現場担当者が日報を作成しており、本部側でそれを1つに集計する工程が手作業に依存している。拠点数が多いほど、また拠点間で様式が統一されていないほど、削減効果は大きくなります。

• 複数工場を持つ製造業
• 多店舗展開の小売・飲食業
• 複数現場を抱える建設・工事業
• 複数拠点のサービス業・整備業
• フランチャイズ本部・複数事業所を持つ企業

規模：拠点数が3以上あり、集計作業が特定の担当者の手作業に依存している事業者。拠点ごとに様式を統一できていない場合ほど、効果を実感しやすくなります。

よくある質問（複数拠点の日報集計自動化FAQ）

複数拠点の日報集計はどれくらい自動化で短縮できますか？

本事例では月20時間程度かかっていた集計作業が、実質ゼロになりました。拠点から届く日報の確認・転記・集計という工程が自動化されたためです。短縮効果は拠点数や日報の項目数によって異なります。

拠点ごとに日報の様式がバラバラでも自動集計できますか？

はい。既存のExcelの様式をそのまま維持した状態で、集計部分だけを自動化する設計が可能です。拠点側の入力ルールを変えずに済むため、現場への負担なく導入できます。

導入にあたって拠点側の作業は増えますか？

いいえ。本事例では拠点側は今まで通りのExcelの様式で日報を作成・送信するだけで、追加の作業は発生していません。初期設定は本部側の集計ロジックに対して行います。

既存のスプレッドシートやExcelの運用を変えずに導入できますか？

はい。本事例でも、拠点側が普段使っているExcelの様式をそのまま使い続けられる設計にしました。集計側の作業だけを自動化の対象にしています。

導入までどれくらいの期間がかかりますか？

拠点ごとの様式のヒアリングと、集計ロジックの設計・実装にかかる期間によります。まずは現状の日報の様式と集計方法を確認するところから始まります。